Oliver Kullmann Gruppenleiter IT Gewobag
13. März 2020

Mobiles Arbeiten – Wir waren gut vorbereitet

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Während der Corona-Krise ist mobiles Arbeiten zu einem immer wichtiger werdenden Thema geworden. Oliver Kullmann ist Gruppenleiter der IT und wegen der Corona-Krise einer der letzten seiner Abteilung, die vor Ort in der Gewobag-Zentrale arbeiten. Einer, der koordiniert, wenn von einem Tag auf den anderen die Belegschaft ins mobile Arbeiten wechselt. Einer, der sich strategisch und operativ auskennt. Wir haben Oliver Kullmann via Skype gebeten, uns von den letzten Tagen zu erzählen – und was sich verändert hat …


Mobile Arbeit wurde im Vorfeld bereits genutzt

Ich persönlich nehme gerade viel mehr operative Aufgaben wahr. Wir waren insgesamt gut auf die Situation vorbereitet. Ein Großteil unserer Mitarbeiter hatte schon vorher die Möglichkeit des mobilen Arbeitens genutzt. Wir hatten das Szenario schon durchgespielt, ob wir nun auch den Rest der Belegschaft mobil arbeiten lassen können oder ob das ggf. zu technischen Engpässen führt.

Technische Herausforderungen meistern

Unsere Desktopserver in der Zentrale stellten für uns kein Problem dar, lediglich der Zugangsweg musste noch einmal geprüft werden. Ob die Verbindung ausreicht und auch die Komponenten dafür ausgelegt sind. In der Theorie war es möglich, den tatsächlichen „Ernstfall“ konnten wir bis dato allerdings nicht proben. Wir wollten nicht vorher einfach 700 Leute ins mobile Arbeiten schicken, nach dem Motto: „Jetzt meldet euch mal alle an und schaut, ob es funktioniert.“

Komplikationsfreier Umstieg in die mobile Arbeit

Über das Wochenende haben wir es technisch realisiert, dass seit dem 16.03. alle unserer über 700 Mitarbeiter mobil arbeiten können. Dabei wollten wir diesen Umstieg für die, die es noch nie gemacht haben, möglichst komplikationslos gestalten. Das heißt, wir haben nachgerüstet, Anleitungen an die Hand gegeben und mit weiteren E-Mail-Kommunikationen nachgesteuert. Da sich nur der Zugriff auf die Desktops ändert, die Arbeit mit dem Desktop jedoch nahezu unverändert bleibt, müssen unsere Mitarbeiter keine großen Umgewöhnungen in Kauf nehmen.

Mobiles Arbeiten ist Gewöhnungssache

Die erste große Welle von Fragen gab es direkt am 16.03. und die zweite Welle kam, als die Berliner und Brandenburger Schulen geschlossen wurden. Inzwischen hat sich mobiles Arbeiten von zu Hause tatsächlich gut eingependelt. Natürlich gibt es kleine Komforteinbußen – so hat nicht jeder einen zweiten Monitor zu Hause. Allerdings können die Leute sich gut damit arrangieren und verzichten lieber auf einen weiteren Monitor, als sich irgendwo in der Welt anzustecken.

Mobiles Arbeiten am Laptop
Mobiles Arbeiten und digitale Sitzungen können sich zur Normalität entwickeln. (Photo © igor kell/ adobe)

Videomeetings aus dem Homeoffice

Das Thema digitale Aufsichtsratssitzungen war eine der größeren Herausforderungen für uns. Zwar haben wir uns schon vorher damit auseinandergesetzt, wie diese und auch andere Gremiensitzungen mit Videokonferenzen umgesetzt werden können, dennoch gibt es auch Menschen, die so etwas zum ersten Mal nutzen. Gerade die gilt es besonders gut abzuholen und entsprechenden Support anzubieten. Als dann die erste Aufsichtsratssitzung war, die wir nahezu komplett digital abgebildet haben, war das schon ein besonderer Meilenstein.

Kapazitätsgrenzen der technischen Dienste

Durch die Krise sind die weltweiten Nutzerzahlen von Videokonferenzdiensten in die Höhe geschossen und wir befürchteten Verbindungsabbrüche in einer solch wichtigen Sitzung. Ständig hatten wir diverse Onlinemonitore mit Diensten im Blick, um eventuell kurzfristig auf einen anderen Anbieter zu schwenken. Hin und wieder gab es natürlich ein paar Dienste, die an ihre Kapazitätsgrenzen gerieten und diese dann weiter ausgebaut haben. Es war für uns nicht verwunderlich, dass selbst Tech-Giganten wie Microsoft mit einem solchen Zuwachs Probleme hatten. Bei unseren Sitzungen hat zum Glück alles reibungslos funktioniert und wir sind zufrieden mit dem Ergebnis.

Wird mobiles Arbeiten zur Normalität?

Mobiles Arbeiten und digitale Sitzungen könnten sich zur Normalität entwickeln. Wir sind jetzt ins kalte Wasser gesprungen und haben bewiesen, dass wir dort auch schwimmen können. Jetzt geht es uns darum zu optimieren und nach Möglichkeit auch zeitnah umzusetzen. Es liegt eine Chance darin zu sehen, wie das Unternehmen praktisch komplett von extern seine Geschäftsfähigkeit aufrechterhalten kann. Nun gilt es, die entsprechenden Stellschrauben zu drehen und weitere zu evaluieren.

Mitarbeiter haben die Veränderung positiv angenommen

Oliver Kullmann plant mobiles Arbeiten
Oliver Kullmann ist mit seinem Team dafür verantwortlich, dass über 700 Gewobag-MitarbeiterInnen mobil arbeiten können.

Es hat uns ein bisschen umgehauen, wieviel Zuspruch, Lob und Verständnis wir aus der Belegschaft bekommen haben. Wir sind sehr motiviert und beabsichtigen auch weiterhin, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen.

Learnings rund um mobiles Arbeiten

Was ich persönlich aus der Situation mitgenommen habe? Dass schnelle, präzise Entscheidungen erforderlich sind – und dass eine klare Kommunikation sowie auch Vorgaben wichtig sind. Trotz aller Hektik gilt es, richtig zu priorisieren und Mitarbeiter, wo es geht, individuell zu unterstützen.

Neben allen Schwierigkeiten, Unsicherheiten und traurigen Nachrichten gibt es auch positive Effekte: So wird diese Krise uns allen mobiles Arbeiten viel näherbringen, sowohl technisch als auch in der Kompetenz unserer Mitarbeiter.

Zurück zur Normalität

Ich hoffe, dass die Maßnahmen, die von der Regierung ergriffen werden mussten, gut greifen und wir bald wieder zur Normalität zurückkehren werden. Die Menschen werden sicherlich nach der Corona-Krise einen Schub Lebensfreude verspüren. Wenn man die ganze Zeit zu Hause in „Isolation“ sitzt und fast alle Außenaktivitäten geschlossen sind, kann ich mir gut vorstellen, dass mit einer Lockerung der Maßnahmen sehr viele die „neuen“ Freiheiten genießen und direkt nutzen werden. Es wäre sehr schade, wenn auch in der Sommerzeit die derzeitigen Einschränkungen noch bestehen würden. Blicken wir mit Zuversicht dorthin.

Soziale Kontakte fehlen beim mobilen Arbeiten

Auf was ich mich freue? Mich wieder mit Freunden und Verwandten zu treffen – und ich werde wahrscheinlich richtig schön essen gehen. Ich koche zwar gerne, allerdings schätze ich die Gesellschaft fernab der eigenen vier Wände sehr. Es ist ein anderes „Feeling“.


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