Datenschutzerklärung

Inhaltsverzeichnis

1 Verantwortlicher
2 Was sind personenbezogene Daten?
3 Schutz Minderjähriger
4 Rechte der betroffenen Personen
5 Datenübermittlungen in Drittstaaten
6 Automatisierte Einzelentscheidung
7 Newsletter
8 Kommunikation über (Web)Formulare / über auf der Website hinterlegte Kontaktdaten
9 Kommunikation mit Ansprechpartnern von Auftraggebern, Behörden, Dienstleistern, Lieferanten etc.
10 Kontaktnachverfolgung im Sinne der SARS-CoV-2-Infektionsschutzverordnung
11 Bewerberportal / Ausbildung
12 MietinteressentenInnen
13 MieterInnen
14 Mieterräte und Mieterbeiräte
15 Eigentümerinnen bzw. deren Ansprechpartnerinnen
16 DFN Terminplaner
17 Videoüberwachung
18 Geldwäscheprävention
19 Briefwerbung
20 Telefonwerbung bei Geschäftskunden
21 Umfragen
22 Tracking- und Analysetools / Cookies

1 Verantwortlicher

Nachfolgend wird dargestellt, wie die Unternehmen innerhalb der Gewobag-Unternehmensgruppe personenbezogene Daten (nachfolgend „Daten“) verarbeiten, sofern die Informationspflichten nicht gesondert erfüllt werden.

Zur Unternehmensgruppe gehören:

Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin
Vorstände: Snezana Michaelis, Markus Terboven

Gewobag WB Wohnen in Berlin GmbH
Geschäftsführung: Snezana Michaelis, Markus Terboven

Gewobag PB Wohnen in Prenzlauer Berg GmbH
Geschäftsführung: Snezana Michaelis, Markus Terboven

Gewobag EB Entwicklungs- und Baubetreuungsgesellschaft mbH
Geschäftsführung: Kathrin Bratke, Matthias Kaboth

Gewobag MB Mieterberatungsgesellschaft mbH
Geschäftsführung: Peter Burgfried

Gewobag VB Vermögensverwaltungs- und Betriebsgesellschaft mbH
Geschäftsführung: Boris Drigalski, Nicole Wilke

Gewobag ED Energie- und Dienstleistungsgesellschaft mbH
Geschäftsführung: Karsten Mitzinger

Geschäftssitz:
Alt-Moabit 101 A
10559 Berlin

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: [email protected]

Pallasseum Wohnbauten KG
Persönlich haftender Gesellschafter: Treuconsult Immobilien GmbH
Geschäftsführung phG: Dagmar Przygoda, Thorsten Schulte

Geschäftssitz:
Pallasstraße 3
10781 Berlin

2 Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie beispielsweise einem Namen identifiziert werden kann. Unter personenbezogene Daten fallen Informationen wie z. B. Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum (sofern angegeben). Statistische Informationen, die mit Ihnen weder direkt noch indirekt in Verbindung gebracht werden können – wie z. B. die Beliebtheit einzelner Webseiten unseres Angebots oder die Anzahl der Nutzer einer Seite – sind keine personenbezogenen Daten.

3 Schutz Minderjähriger

Unsere Webseite richtet sich nicht an Minderjährige und wir erheben auch nicht wissentlich personenbezogene Daten von Minderjährigen.

Sofern Personen unter 16 Jahren personenbezogene Daten an uns übermitteln, ist dies nur gestattet, sofern der Erziehungsberechtigte selbst eingewilligt hat oder der Einwilligung des Jugendlichen zugestimmt hat. Hierzu müssen uns gemäß Art. 8 Abs. 2 DSGVO die Kontaktdaten des Erziehungsberechtigten mitgeteilt werden, um uns von der Einwilligung bzw. der Zustimmung des Erziehungsberechtigten zu überzeugen. Diese Daten sowie die Daten des Minderjährigen werden dann entsprechend dieser Datenschutzerklärung verarbeitet.

Sofern wir feststellen, dass ein Minderjähriger unter 16 Jahren personenbezogene Daten an uns gesandt hat, ohne dass der Erziehungsberechtigte selbst eingewilligt oder der Einwilligung des Minderjährigen zugestimmt hat, werden wir die Daten umgehend löschen.

4 Rechte der betroffenen Personen

Sie haben bei Vorliegen gewisser Voraussetzungen gemäß Art. 15 bis Art. 18 DSGVO ein Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder ein Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung durch den Verantwortlichen.

Sie haben das Recht, Ihre erteilten Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie können der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten, die ausschließlich auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruht gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, einschließlich dem Profiling widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO), sofern sich hierfür aus Ihrer besonderen persönlichen Situation schutzwürdige Interessen am Ausschluss der Datenverarbeitung ergeben und für den Verantwortlichen keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Datenverarbeitung mehr bestehen.

Der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder auf einem Vertrag mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, können Sie gemäß Art. 20 Abs. 1 DGVO verlangen, die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, bzw. diese an einen von Ihnen bestimmten Dritten übermitteln zu lassen.

Grundsätzlich haben Sie das Recht, keiner automatisierten Einzelentscheidung unterworfen zu werden, Art. 22 Abs. 1 DSGVO. Sollte eine solche automatisierte Einzelentscheidung nach Art. 22 Abs. 2 lit. a) bis c) DSGVO zulässig sein, werden Ihnen die folgenden Rechte gemäß Art. 22 Abs. 3 DSGVO eingeräumt: Recht, die automatisierte Einzelentscheidung anzufechten, Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes, Einspruchsrecht zur Erwirkung des Eingreifens einer natürlichen Person seitens des Verantwortlichen.

Sofern wir eine Datenverarbeitung mit automatisierter Einzelentscheidung einsetzen, werden wir Sie bei der Datenerhebung ausdrücklich darauf hinweisen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns eine formlose Anfrage an die nachfolgenden Kontaktdaten senden:

Gewobag Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin
z.H. Datenschutzbeauftragter
Alt Moabit 101 A
10559 Berlin

[email protected]

Die Rechtsgrundlage für die mit Ihrer Anfrage verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) i.V.m. Art. 12 DSGVO. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Um eine unbefugte Datenübermittlung zu verhindern, fragen wir ggf. weitere Angaben bei Ihnen ab oder lassen uns ggf. auch Ausweisdokumente zur Feststellung Ihrer Identität vorlegen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. Abs. 1 lit. f) i.V.m. Art. 12 Abs. 6 DSGVO. Empfängerkategorien sind die hierfür zuständigen internen Stellen bei Gewobag sowie der Datenschutzbeauftragte. Sofern wir Ihrer Anfrage nicht nachkommen können, werden wir Ihnen die Gründe mitteilen gemäß Art. 12 Abs. 4 DSGVO. Sofern Sie dennoch der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, Art. 77 DSGVO. Des Weiteren steht Ihnen der Weg zu den ordentlichen Gerichten offen, Art. 79 DSGVO. Ihre Anfrage sowie unsere Antwort werden wir nach Zweckwegfall zum Nachweis noch für 1 Jahr aufbewahren und anschließend löschen.

Des Weiteren haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, Art. 77 DSGVO.

5 Datenübermittlungen in Drittstaaten

Datenübermittlungen in Drittstaaten finden grundsätzlich nicht statt. Andernfalls weisen wir nachfolgend darauf hin.

6 Automatisierte Einzelentscheidung

Wir setzten keine automatisierte Entscheidungsfindung bzw. Scoring ein. Alle Vertragsanbahnungen werden durch unsere MitarbeiterInnen geprüft.

7 Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden unter https://www.gewobag.de/, https://www.gewobag.de/newsletteranmeldung/ oder über unsere Service-App/Service-Portal erheben wir Ihre E-Mail-Adresse und senden Ihnen einmal im Monat News zu folgenden Themen per E-Mail zu:

  • Informationen zur Gewobag-Unternehmensgruppe sowie über aktuelle und geplante Bauvorhaben
  • Neuigkeiten aus den Gewobag Kiezen
  • exklusive Angebote unserer PartnerInnen (Bsp. Wasserfreunde Spandau 04)
  • eine Auswahl der neuesten Artikel aus dem Gewobag Online Magazin „sowohntberlin“
  • Informationen zu Veranstaltungen für Gewobag MieterInnen

Die Datenverarbeitung erfolgt mit Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Um Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Einwilligung zu bestätigen, wird Ihnen nach Absenden des Anmeldeformulars eine gesonderte E-Mail zugehen (Bestätigungsmail). Wir werden Ihre Einwilligung erst registrieren, wenn Sie den in dieser E-Mail enthaltenen Aktivierungslink bestätigt haben. Andernfalls wird Ihre über das Anmeldeformular mitgeteilte E-Mail-Adresse nach 2 Wochen gelöscht. Durch die Bestätigung Ihrer Anmeldung unter diesem Aktivierungslink willigen Sie ein, dass wir Ihnen als Inhaber dieser E-Mail-Adresse den kostenlosen Newsletter zusenden. Zudem willigen Sie ein, dass Nutzungsdaten (Nutzer-/Mailserverinteraktionen wie „Geöffnet“, „Geklickt“, „Abgemeldet“ „zugestellt“, „geblockt“, „spam“) von Ihnen erhoben werden, um die Nutzung unseres Newsletters statistisch auszuwerten. Die Nutzungsdaten werden regelmäßig 2 Wochen nach Erhebung wieder gelöscht.

Zugriff auf Ihre Daten haben unsere zuständigen MitarbeiterInnen sowie unser E-Mail-Dienstleister Mailjet SAS.

Sie haben jederzeit das Recht, mit Wirkung für die Zukunft Ihre Einwilligung zu widerrufen bzw. der Verwendung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung zu widersprechen, indem Sie den Abmeldelink am Ende eines jeden Newsletters tätigen. Wir werden Ihre E-Mail-Adresse dann aus dem Newsletter-Verteiler entfernen und Ihre Nutzungsdaten löschen.

Die Daten, die Ihre Einwilligung (Double Opt-In) sowie Ihren Widerspruch/Widerruf belegen werden noch für 3 Jahre aufbewahrt.

8 Kommunikation über (Web)Formulare / über auf der Website hinterlegte Kontaktdaten

Daten, die Sie uns über (Web)Formulare, bspw. unter https://www.gewobag.de/fuer-mieter-und-mietinteressenten/formulare/ oder über auf der Website hinterlegte Kontaktdaten zukommen lassen (u.a. Namensangaben, Kontaktdaten, Ihr Anliegen), werden zum Zwecke der Kommunikation und des Datenaustauschs, der mit Ihrem Anliegen verbunden ist, verarbeitet.

Rechtsgrundlagen sind für die Datenverarbeitung bei Geschäftsbeziehungen mit natürlichen Personen Art. 6 Abs. 1 lit. b), c), f) DSGVO (Vorvertrag und Vertrag, rechtliche Verpflichtungen, berechtigtes Interesse) bei Geschäftsbeziehungen mit juristischen Personen bzw. Kommunikation mit Behörden Art. 6 Abs. 1 lit. f), c) DSGVO (berechtigtes Interesse, Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Vorschriften).

Zugriff auf Ihre Daten haben die jeweils zuständigen Mitarbeitenden und hierfür eingesetzte Dienstleister oder ggf. Dritte wie Behörden, die wir mit diesen Anliegen betrauen müssen. Ihre Daten werden solange gespeichert, wie deren Verarbeitung für diese Zwecke erforderlich ist bzw. bis zum Ablauf etwaiger sich daran anschließender Aufbewahrungsfristen. 

9 Kommunikation mit Ansprechpartnern von Auftraggebern, Behörden, Dienstleistern, Lieferanten und sonstigen Kommunikationspartnern

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten (Namensangaben, Firmenzugehörigkeit/Dienststelle, Job-Titel/Funktion, Anschrift, Kontaktdaten, Ihre Anliegen, die mit Ihnen geführte Korrespondenz) ist dasjenige Gewobag-Unternehmen, mit deren MitarbeiterInnen die Kommunikation geführt, welches in der E-Mail-Signatur / im Geschäftsbrief genannt wird oder mit dem eine Geschäftsbeziehung besteht oder bevorsteht.

Zweck und unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung Ihrer oder unserer Anliegen, die Beantwortung von Anfragen, die Anbahnung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder der Unternehmen bzw. Unternehmensgruppen, denen Sie angehören, sowie damit verbunden die Kommunikation mit relevanten Ansprechpartnern und der Datenaustausch zur Abwicklung der Verträge, Aufträge, Bestellungen als auch die Abstimmung der Prozesse.

Rechtsgrundlagen sind für die Verarbeitung bei Geschäftsbeziehungen mit natürlichen Personen Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, bei Geschäftsbeziehungen mit juristischen Personen inkl. Behörden Art. 6 Abs. 1 lit. f), c) DSGVO (berechtigtes Interesse, Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen).

10 Kontaktnachverfolgung im Sinne der SARS-CoV-2-Infektionsschutzverordnung (Anti-Corona-Maßnahmen)

Zum Zweck der Kontaktnachverfolgung und der Nachvollziehbarkeit von Infektionsketten für den Fall, dass zum Zeitpunkt Ihres Besuchs in unseren Geschäftsräumen oder bei von uns ausgerichteten Veranstaltungen eine Person krank, krankheitsverdächtig oder ansteckungsverdächtig im Sinne des Infektionsschutzgesetzes sein sollte, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen: Name, Vorname, vollständige Anschrift oder E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zeitraum Ihres Aufenthalts, ggf. Platz- oder Tischnummer.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 3 der Berliner SARSCoV-2-Infektionsschutzverordnung.

Ihre Daten werden ausschließlich zum Zweck der Kontaktnachverfolgung und nicht für andere Zwecke wie beispielsweise Werbung verarbeitet.

Ihre Daten werden ausschließlich im Falle eines entsprechenden zeitlichen und örtlichen Zusammenhangs mit Ihrem Besuch bei uns zum Zweck der Kontaktnachverfolgung an das zuständige Gesundheitsamt übermittelt. Bei uns haben nur folgende interne Empfänger Zugriff auf Ihre Daten:
MitarbeiterInnen unseres Empfangs bzw. die für Veranstaltungen zuständigen MitarbeiterInnen.

Ihre Daten werden vier Wochen nach Ihrem Aufenthalt vernichtet. Sie sind nicht zur Angabe Ihrer Daten verpflichtet, ohne Erfassung Ihrer Kontaktdaten kann Ihnen jedoch kein Zutritt gewährt werden.

11 Bewerberportal / Ausbildung

Wenn Sie sich auf Stellenanzeigen, bspw. unter https://www.gewobag.de/ueber-uns/jobs-und-karriere/stellenangebote/, über unser Online-Bewerbungsformular oder in sonstiger Form bei uns bewerben, erheben wir die folgenden Daten von Ihnen:

  • Namensangaben
  • Private Anschrift
  • Geburtsdatum
  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer)
  • Lebenslauf bzw. Angaben zu Ihrem Lebenslauf
  • Arbeitszeugnisse
  • ggf. Zertifikate über fachliche Qualifikationen und Fortbildungen
  • ggf. Zeugnisse über die Schul-, Hochschul- und Berufsausbildung
  • Gehaltsvorstellungen / -wunsch
  • Angabe, ob Sie bereits in einem Gewobag-Unternehmen oder einem Beteiligungsunternehmen arbeiten

Die Daten werden zum Zwecke der Vertragsanbahnung, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen aufgrund Ihrer Bewerbung sowie zur Abwicklung des Bewerbermanagements gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b),  § 26 BDSG verarbeitet.

In einer zusätzlichen ausdrücklichen Erklärung können Sie entscheiden, ob Sie sich für einen konkreten Arbeitsplatz oder einen Ausbildungsplatz im Gewobag-Konzern interessieren. Einwilligungen können immer für die Zukunft widerrufen werden. Die auf einer Einwilligung beruhenden Daten werden dann nicht weiter verarbeitet.

Anerkannt Schwerbehinderte oder diesen Gleichgestellten mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Daher können Sie auf eine Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hinweisen. Diese Angabe ist jedoch freiwillig. Sie können die Verarbeitung dieser Angabe jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO, § 26 BDSG.

Ihre Bewerbungsdaten sowie die entsprechenden Unterlagen werden von der Personalabteilung entgegengenommen und lediglich an die für die jeweilige Stelle zuständige Fachabteilung bzw. an die mit der Abwicklung betrauten Personen weitergeleitet. Für die Betreuung unserer Online-Bewerbungsformulare setzen wir die INFO GmbH ein. Alle Beteiligten behandeln Ihre Bewerbungsdaten sowie die entsprechenden Unterlagen mit der gebotenen Sorgfalt und absolut vertraulich. Nach Abschluss des Bewerberauswahlverfahrens werden wir Ihre Bewerbungsdaten sowie die entsprechenden Unterlagen noch für 6 Monate aufbewahren und danach löschen bzw. etwaige Kopien vernichten, sofern wir keinen Arbeitsvertrag mit Ihnen geschlossen haben.

Die Gewobag setzt sich als kommunales Unternehmen für Vielfalt und ein diskriminierungsarmes Bewerbungsverfahren ein. Daher beteiligt die Gewobag sich am Forschungsprojekt der HWR Hochschule für Wirtschaft und Recht sowie der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin zum Thema „HR 4.0 und diversity. Auswirkungen intelligenter Technologien auf die betriebliche Auswahl von Auszubildenden“. Ziel des Projektes ist die Überprüfung der IT-basierten Einstellungsprozesse auf folgende Aspekte: Förderung von Diversity Zielen / Chancengleichheit und Gleichstellung; Ein – und Ausschlüsse bestimmter Forschungsgruppen; Optimierung und Effizienzsteigerung. Zu statistischen Forschungsarbeit werden an die genannten Hochschulen anonymisierte Datensätze aus dem Bewerbertool übermittelt. Die Anonymisierung hält mathematischen Prinzipien stand und ist dokumentiert. Die Daten werden ausschließlich für das beschriebene Forschungsprojekt genutzt, eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. (Rechtsgrundlage ist die Information gemäß § 27 BDSG).

 

12 MietinteressentenInnen

Wenn Sie sich für eines unserer Mietangebote interessieren, können Sie uns über den dort platzierten Button „Anfrage senden“ oder über die dort aufgeführten Kontaktdaten direkt kontaktieren.

Zugriff auf Ihre Daten erhalten unsere zuständigen MitarbeiterInnen im Vermietungsservice, unsere KundenberaterInnen sowie die wohnungshelden GmbH, die wir zur Aufgabenerfüllung einsetzen. Wir werden Ihre Daten für 6 Monate aufbewahren und anschließend löschen, Art. 17 Abs. 1 lit. a), Abs. 3 lit. e) DSGVO.

Im Rahmen der transparenten Wohnungsvergabe möchten wir Sie als betroffene Personen gemäß Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechend informieren.

12.1 Kategorien & Herkunft personenbezogener Daten, Zwecke, Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten abhängig von der jeweiligen Phase des Anmietungsprozesses personenbezogene Daten von Ihnen. Die Daten und Dokumente fragen wir direkt bei Ihnen ab.

  • Namensangaben, Anrede
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer (freiwillige Angabe)
  • Ihre Anmerkungen (freiwillige Angabe)
  • sonstige ggf. noch erforderliche Daten
  • Wenn es sich um eine Wohnung handelt, die im Rahmen eines Programms zur sozialen Wohnraumförderung errichtet wurde
  • Angabe, ob Wohnberechtigungsschein vorhanden

Mit einem Wohnberechtigungsschein (WBS) können Sie in eine Wohnung ziehen, die mit öffentlichen Mitteln gefördert wird. Einen Wohnberechtigungsschein erhalten Sie bei den Wohnungsämtern der Berliner Bezirke. Weitere Informationen finden Sie hier (https://service.berlin.de/dienstleistung/120671/). Bitte übermitteln Sie uns Ihren WBS erst, wenn wir Sie zu einem späteren Zeitpunkt darum bitten.

  • Angabe, ob § 9 Abs. 2 WoFG-Bescheinigung vorhanden

Wenn aufgrund der Förderart einkommensorientierte Zuschüsse angewendet werden, ist die Vorlage einer
§ 9 Abs. 2 WoFG Bescheinigung Voraussetzungen für das Anmieten solcher geförderten Wohnungen beinhalten. Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bescheinigung erst, wenn wir Sie zu einem späteren Zeitpunkt darum bitten.

  • Angabe, ob M-Schein vorhanden

Der sogenannte M-Schein berechtigt zur Teilnahme am geschützten Marktsegment, über das Wohnungsangebote speziell für Wohnungslose oder von Wohnungslosigkeit bedrohte Menschen bereitgestellt werden. Sie erhalten den M-Schein bei den Berliner Bezirksämtern. Weitere Informationen finden Sie hier (https://www.berlin.de/lageso/soziales/geschuetztes-marktsegment/antragstellende/). Bitte übermitteln Sie uns Ihren M-Schein erst, wenn wir Sie zu einem späteren Zeitpunkt darum bitten.

Zweck und unser berechtigtes Interesse ist eine transparente und zügige Wohnungsvergabe, bei der wir als kommunale Wohnungsbaugesellschaft nicht nur wirtschaftliche Belange, sondern ebenso soziale Aspekte berücksichtigen müssen. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist
Art. 6 Abs. 1 lit. b), f), 9 Abs. 2 lit. b), e) DSGVO, § 27 WoFG, § 2 Abs. 2 WUAusrStärkG BE, §§ 2, 4 ZwVbG, Vereinbarungen mit dem Land Berlin.

  • Geburtsdatum, Geburtsort,
  • Telefonnummer
  • Mobiltelefonnummer (freiwillige Angabe)
  • Anschrift
  • Angabe, ob Sie Bürger der Europäischen Union sind
  • Angabe, wer alles Vertragspartei des Mietvertrages wird
  • Angabe, ob ein Dritter die Entrichtung der Miete komplett oder teilweise übernimmt
  • Angabe, ob besonderer Wohnbedarf besteht, besondere Umstände vorliegen
  • Angaben zu Vermögensverhältnissen:
    o Monatliches Nettoeinkommen in Euro
    o Angabe zu einem laufenden Verbraucherinsolvenzverfahren oder ob eine Privatinsolvenz beantragt wurde
    o Angabe, ob Sie eine eidesstattliche Versicherung über Ihre Vermögenswerte innerhalb der letzte 3 Jahre abgegeben haben
    o Angabe, ob Sie noch Mietschulden haben aus bestehenden oder vorherigen Mietverhältnissen
  • Angaben zu miteinziehenden Personen

Zweck ist die Anbahnung eines Mietvertragsverhältnisses sowie eine transparente und zügige Wohnungsvergabe, bei der wir als kommunale Wohnungsbaugesellschaft nicht nur wirtschaftliche Belange, sondern ebenso soziale Aspekte berücksichtigen müssen. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), 9 Abs. 2 lit. b), e) DSGVO, § § 9 Abs. 2, 27 WoFG, § 2 Abs. 2 WUAusrStärkG BE, §§ 2, 4 ZwVbG, Vereinbarungen mit dem Land Berlin, §§ 17, 19 Absatz 3 BMG.

  • Kopie des Wohnberechtigungsscheins, Kopie der § 9 Abs. 2 WoFG-Bescheinigung oder Kopie des M-Scheins
  • Mietschuldenfreiheitsbescheinigung oder sonstiger Nachweis über regelmäßig gezahlte Mieten der letzten 6 Monate

Sie sind nicht verpflichtet, uns eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung auszuhändigen. Alternativ können Sie uns auch nach § 368 BGB von Vorvermietern geschuldete Quittungen über empfangene Zahlungen oder geschwärzte Kontoauszüge inkl. Mietverträge als Beleg zu geleisteten Mietzahlungen zukommen lassen.

  • Lohn- und Gehaltsnachweise der letzten 3 Monate, geschwärzt um die nicht erforderlichen Angaben wie Religionszugehörigkeit, oder Mietübernahmeerklärung des Jobcenters oder aktueller Rentenbescheid, ggf. Einkommensnachweise ergänzende Transferleistung
  • Selbstauskunft zur Bonität, beschränkt auf einen Nachweis eigens für den spezifischen Fall der Eingehung eines Vertragsverhältnisses

Die Schufa-Auskunft für den Vermieter / Geschäftspartner ist der erste Bestandteil der Schufa-Bonitätsauskunft und zur Weitergabe vorgesehen. dieser enthält keine Auskünfte zu privaten Daten oder Unterlagen und beinhaltet weder Bankdaten, Score-Werte noch Detailinformationen, sondern nur die Aussage, ob überwiegend positive oder negative Einträge vorliegen. Eine negative Schufa-Auskunft stellt kein alleiniges Ausschlusskriterium dar, dennoch dürfen wir Daten erheben, die Aufschluss über die Zahlungsfähigkeit des Mietinteressenten geben, um uns ein Gesamtbild zu verschaffen. Sofern eine Bank- oder Versicherungsbürgschaft besteht, oder Ihre Mietkosten von einer offiziellen Stelle übernommen werden, d.h. bspw. das Sozialamt Ihre Miete vollständig übernimmt, müssen Sie uns dieses Dokument nicht zukommen lassen.

  • Ggf. Bürgschaft desjenigen, der eine solche für Sie übernimmt, sofern Ihre Einkommensnachweise nicht ausreichen
  • Wenn der Mietinteressent kein EU-Bürger ist: Nachweis seines Aufenthaltsstatus, aus dem Dauer, Befristung, Gültigkeit, ausstellende Behörde hervorgehen
  • Angaben zu den Personen, die (ebenso) Vertragspartner werden
  • Wenn der Mietinteressent oder die anderen Personen, die (ebenso) Vertragspartner werden, nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen: Vorlage des Personalausweisdokuments

Zweck ist die Überprüfung der Identität des Mietinteressenten als potentiellen Vertragspartner sowie die Einschätzung seines künftigen Zahlungsverhaltens, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden, bevor wir solche Dauerschuldverhältnisse eingehen. Eine negative Bonität stellt allerdings kein alleiniges Ausschlusskriterium dar. Vielmehr müssen wir bei einer transparenten Wohnungsvergabe als kommunale Wohnungsbaugesellschaft nicht nur wirtschaftliche Belange, sondern ebenso soziale Aspekte berücksichtigen. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), c), f) DSGVO, §§ 9 Abs. 2, 27 WoFG, § 2 Abs. 2 WUAusrStärkG BE, §§ 2, 4 ZwVbG, Vereinbarungen mit dem Land Berlin, §§ 17, 19 Absatz 3 BMG.

13 MieterInnen

Wenn wir einen Mietvertrag mit Ihnen eingehen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten (Namensangaben, Anschrift, Vertragsdaten, ggf. Bankverbindungsdaten etc.) zur Abwicklung des mit Ihnen bestehenden Mietvertrags sowie aufgrund der damit verbundenen gesetzlichen Verpflichtungen und unserer berechtigten Interessen, die uns die Durchführung des Mietvertrages erleichtern (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, um Schäden schnell und zügig in Abstimmung mit Ihnen beheben zu können), Art. 6 Abs. 1 lit. b), c), f) DSGVO. Die Daten erheben wir bei Ihnen direkt.

Empfänger / Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Daten offengelegt werden: Die Mitarbeitenden unseres Service Centers, Behörden wie Bezirksamt, Dienstleister für Hauswart- und Reparaturdienste, bspw. im konkreten Schadensfall, Ablesedienste, IT-Dienstleister (z.B. Rechenzentrum), Versicherungen bspw. bei Einbruchsmeldungen.

Alle rechnungsrelevanten Daten werden wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nach Abgabenordnung 10 Jahre nach Vertragsende aufbewahrt und dann gelöscht. Geschäftliche Korrespondenz wird 6 Jahre aufbewahrt. Mietvertragsrelevante Daten werden 3 Jahre nach Beendigung des Mietvertrages gelöscht.

Unter https://www.gewobag.de/fuer-mieter-und-mietinteressenten/formulare/ können Sie Formulare ausfüllen und uns zusenden, damit wir Ihre Anliegen schneller bearbeiten können.

Zweck der damit verbundenen Datenverarbeitung ist die Abwicklung des mit Ihnen bestehenden Mietvertrags sowie Ihrer damit verbundenen Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Soweit Fragen hinsichtlich Ihres Mietvertragsverhältnisses auftreten, die die Klärung von
etwaigen Zahlungsrückständen Ihrem Mietverhältnis betreffen, verarbeiten wir Ihre diesbezüglichen Daten wie

  • Namensangaben
  • Mietvertragsnummer
  • Anschrift
  • Geburtsdatum
  • BG-Nr. / GeschZ.
  • Kontaktdaten
  • bestehende Mietrückstände (lfd. sowie aus Mieterhöhungsverlangen)
  • Zahlungsrückstände aus der Betriebs-/Heizkostenabrechnungen
  • Zahlungsrückstände aus Mietkautionsforderungen
  • Wohnungsrenovierungskosten- und Schadenersatzforderungen
  • Veranlassung der Direktzahlung für die Kosten der Unterkunft

Zweck und unser berechtigtes Interesse ist die rechtzeitige Kontaktaufnahme mit Ihnen zur Bearbeitung/Regulierung etwaiger Miet- und/oder anderer Zahlungsrückstände, um einem Wohnungsverlust vorzubeugen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b), f) DSGVO.

Ebenso kann die Kontaktaufnahme mit Leistungsträgern (Arbeitsamt, Grundsicherungsamt, Wohngeldamt, LaGeSo, Hilfevereine, Beratungsstellen etc.), die zum Erhalt der Wohnung beitragen könnten, erforderlich sein. Hierfür holen wir vorab Ihre Einwilligung ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. Ihre Einwilligung umfasst ggf. auch der Austausch von Gesundheitsdaten (z.B. Sozialpsychiatrischer Dienst) und ist freiwillig. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Gewobag MB Mieterberatungsgesellschaft mbH verarbeitet Ihre Daten im Auftrag Ihres Vermieters oder des von ihm beauftragten und bevollmächtigten Verwalters.

Bei Nutzung unserer Service-App bzw. des Service-Portals werden Sie gesondert über die damit verbundene Datenverarbeitung informiert.

Bei Vermietung einer Wohnung melden wir ggf. den Leerstand beim Grundversorger ab. Wenn Sie sich bei Einzug innerhalb von 6 Wochen bei keinem Energieversorger (Vattenfall, Gasag etc.) angemeldet haben, aber der Grundversorger geltend macht, dass Energie entnommen wurde, werden wir auf dessen Anfrage hin Ihre Namensangaben und Ihre aktuelle Anschrift übermitteln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 2 Abs. 2 StromGVV. Unser berechtigtes Interesse ist es uns als Eigentümer gegen die Stromrechnungen zu wehren, die uns vom Grundversorger zugestellt werden, wenn dieser Sie als Ihren Vertragspartner nicht ermitteln kann. Dieser Datenübermittlung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Empfänger ist derjenige Energieversorger, der als Grundversorger die meisten Haushaltskunden vor Ort mit Strom beliefert. Über die weitere Verarbeitung Ihrer Daten beim Energieversorger muss dieser Sie nach Art. 14 DSGVO informieren.

Zum Zwecke der Betriebskostenabrechnung statten wir Ihre Wohnungen mit (funkbasierten) Verbrauchserfassungsgeräten aus und erheben entsprechende Verbrauchswerte (Zählernummer, Verbrauchsdaten, Ablesedatum, Zuordnung zu Ihnen als Mieter). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) DSGVO i.V.m. HeizkostenVO.
Die Ablesung dient der Vertragserfüllung, denn der Vermieter ist nach dem Gesetz oder auch im Rahmen des Mietvertrags regelmäßig verpflichtet, verbrauchsabhängig abzurechnen.

Die mit den funkbasierten Verbrauchserfassungsgeräten verbundene Datenverarbeitung (Zählernummer, Verbrauchsdaten, Ablesedatum) beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 4 Satz (2) HeizkostenVO, § 555d Abs. 1 BGB.

Unsere berechtigten Interessen an dieser Datenverarbeitung:

  • Das Betreten der Privaträume der Mieter und Mieterinnen durch einen Messdienstleister für die jährliche Ablesung ist nicht mehr nötig.
  • Die Mieter und Mieterinnen müssen zur Ablesung nicht mehr anwesend sein und es entfallen Kosten für mögliche Nachablesungen.
  • Schätzungen sind nur noch in Ausnahmefällen nötig.
  • Übertragungsfehler durch händische Eingaben sind ausgeschlossen.
  • Kontrolle der eigenen Verbrauchswerte durch digitale Anzeigen wird vereinfacht. Vorjahresverbräuche können Mieter selbst ablesen. Dies ist besonders bei Ein- oder Auszug wichtig.

Zum Zwecke der Vorbereitung der geplanten Ausstattung der Mieter-Wohnung mit den Verbrauchserfassungsgeräten müssen wir als Vermieter ggf. den aktuellen Ausstattungsstand prüfen und verwenden ggf. auch Ihre uns mitgeteilten Kontaktdaten, zur Abstimmung mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, dadurch Wohnungsbegehungen während der aktuellen Corona-Pandemie vermeiden zu können.
Dieser Datenverarbeitung können Sie mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widersprechen.

Als Dienstleister zu oben genannten Zwecken setzen wir die Gewobag ED Energie- und Dienstleistungsgesellschaft mbH sowie die Messdienstleister BRUNATA METRONA GmbH & Co. KG, Aidenbachstraße 40, 81379 München, sowie die KALORIMETA GmbH, Heidenkampsweg 40, 20097 Hamburg, ein.

14 Mieterrat und Mieterbeiräte

Zu unseren Mietervertretern verarbeiten wir folgende Daten:

  • Namensangaben
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • Weitere Telefonnummer (freiwillige Angabe)
  • E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe)
  • Korrespondenz mit Ihnen
  • Bankverbindungsdaten

Diese Daten benötigen wir im Rahmen der Zusammenarbeit, um die Aufgaben nach WoVG Bln sowie aus den Satzungen / Vereinbarungen über die Zusammenarbeit mit den Mietervertretern zu erfüllen und die damit notwendige Kommunikation sowie den Datenaustausch sicherzustellen. Angaben, die nicht zwingend notwendig sind, uns aber die Zusammenarbeit erleichtern, sind als freiwillige Angaben gekennzeichnet. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f), b) DSGVO.

Ihre Bankverbindungsdaten benötigen wir für die Auszahlung der jährlichen Aufwandsentschädigung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ihre Daten werden bis Zweckwegfall und die sich daran anschließenden Aufbewahrungsfristen gespeichert. Anschließend löschen wir Ihre Daten, sofern wir diese nicht mehr benötigen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  • Geburtsdatum

Dieses Datum verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), um Sie in unsere Geburtstagsliste aufzunehmen und Ihnen unsere Glückwünsche zu überbringen. Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilen, können Sie diese jederzeit widerrufen. Dann löschen wir Ihre Daten umgehend wieder aus unserer Geburtstagsliste.

Als TeilnehmerIn der von uns für die MietervertreterInnen ausgerichteten Veranstaltungen verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen

  • Namensangaben
  • Mitglied des Mieterrats oder Mieterbeirats
  • Zeitangaben
  • ggf. Kontaktdaten

Zwecke der Datenverarbeitung sind die Zusendung der Einladungen & Organisationshinweise, die Organisation und Durchführung der Veranstaltung, der Nachweis der Teilnahme zur Erfüllung unserer Pflichten aus WoVG Bln sowie den Satzungen / Vereinbarungen über die Zusammenarbeit mit den Mietervertretern. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f), c) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Vereinheitlichung und Vereinfachung der Kommunikation, die Abwicklung der Veranstaltung als auch die Erfüllung unserer damit verbundenen Pflichten. Ihre Teilnehmerdaten werden noch für 5 Jahre gespeichert und anschließend gelöscht.

Zugriff auf Ihre Daten haben die zuständigen Mitarbeiter der Gewobag sowie Dienstleister, die zur Aufgabenerfüllung wie beispielsweise Einladungen zu Veranstaltungen eingesetzt werden.“

15 EigentümerInnen bzw. deren AnsprechpartnerInnen

Wenn Sie Immobilienverwaltungskunde oder AnsprechpartnerIn eines solchen Kunden bei uns sind, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen:

  • Namensangaben
  • Geburtsdatum, -ort
  • Steuer-ID
  • Ggf. Staatsangehörigkeit
  • Anschrift
  • Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
  • Angaben zum Verträgen (Vertragsbeginn etc.) und Vollmacht(en)
  • Angaben zur Eigentumswohnung, die verwaltet wird
    o Wohnungsnummer
    o Anschrift
    o Wohnungslage (links, rechts, Mitte)
    o Stellplatzes Nr. in der Eigentumswohnanlage
    o PLZ, Ort der Eigentümergemeinschaft
    o Bilder des Objekts oder technischer Schäden
    o Sonstige objektbezogene Daten
  • Geschäftspartnernummer
  • Buchungskreis
  • Protokolle zu Begehungen etc.
  • Bankverbindungsdaten, um ggf. Hausgeld einzuziehen

Zweck ist die vertraglich vereinbarte Verwaltung Ihrer Eigentumswohnung(en) (Sondereigentums-verwaltung) oder Ihrer Mietshäuser. Wir benötigen Ihre Daten zur Ausführung der damit verbundenen immobilienwirtschaftlichen Dienstleistungen wie der Erstellung der Abrechnungen, der Eröffnung eines Mietüberschusskontos oder Hausgeldkontos sowie zur ordnungsgemäßen Verwaltung der Objekte (Beauftragung von Dienstleistern, um Schäden zu verhindern, vorzubeugen etc.) sowie aufgrund der damit verbundenen gesetzlichen Verpflichtungen und unserer berechtigten Interessen, die uns die Durchführung der Verträge erleichtern (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, um Schäden schnell und zügig in Abstimmung mit Ihnen beheben zu können), Art. 6 Abs. 1 lit. b), c), f) DSGVO. Die Daten erheben wir bei Ihnen direkt oder wir übernehmen die Daten vom Vorverwalter.

Zugriff auf Ihre Daten erhalten unsere MitarbeiterInnen der Gewobag VB als Ihr Vertragspartner, die Gewobag MB im Rahmen des Vermietungsprozesses sowie unser Service Center als auch die Abteilungen Bestandsbewirtschaftung, Forderungsmanagement, IT und je nach Auftrag oder Vertragsgegebenheit die Unternehmenskommunikation.
Auf Daten der Mitglieder des Verwaltungsbeirats haben die jeweiligen Eigentümer, die durch den Beirat vertreten werden, Zugriff.
Wir übermitteln zu o. g. Zwecken ggf. Daten an Dienstleister für Abrechnungsdienste, Hauswart- und Reparaturdienste.

Alle rechnungsrelevanten Daten werden wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nach Abgabenordnung 10 Jahre nach Vertragsende aufbewahrt und dann gelöscht. Geschäftliche Korrespondenz wird 6 Jahre aufbewahrt. Vertragsrelevante Daten werden 6 Jahre nach Beendigung des Vertrages gelöscht.

15.2.1 Registrierung / Anmeldung / Funktionen
Wenn Sie sich registrieren, fragen wir die folgenden Daten von Ihnen ab:

  • Namensangabe
  • E-Mail-Adresse (änderbar)
  • Aktivierungscode

Wenn Sie sich nach erfolgreicher Registrierung anmelden, fragen wir die folgenden Daten von Ihnen ab:

  •  Zugangsdaten

Zweck ist die Einrichtung eines Nutzerkontos zur kostenlosen Nutzung des Online Service Centers. Dort haben Sie Zugriff und Download auf Dokumente zu Ihren Eigentumsobjekten und eine Übersicht zu Ihren Ansprechpartnern bei uns, den Beiräten als auch zu den eingesetzten Dienstleistern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein zur Prüfung der Autorisierung von Aktionen sowie zur Authentifizierung des anfragenden Benutzers unserer Dienste. Unser berechtigtes Interesse ist dabei die Absicherung unseres Webservers, um sich bspw. gegen Angriffe zu verteidigen, sowie die Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unserer Dienste. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f), c) DSGVO.

Wenn Ihr Vertrag endet, wird Ihr Nutzerkonto zum Anfang des Monats deaktiviert, der auf den Monat der Vertragsbeendigung folgt.

16 DFN Terminplaner

Wir verwenden für Terminabstimmungen den „DFN Terminplaner“. Die Teilnahme an der Terminabstimmung via „DFN Terminplaner“ ist freiwillig. Die Terminabstimmung können Sie auch telefonisch oder auf andere Weise vornehmen. Wenn Sie als AutorIn oder TeilnehmerIn an dieser Terminabstimmung teilnehmen, willigen Sie in die damit verbundene Datenverarbeitung sowie die Datenübermittlung an den Anbieter des „DFN Terminplaners“ ein. Die „DFN Terminplaner“-Nutzung ist für die TeilnehmerInnen ohne Registrierung möglich. Statt Ihrer Namensangaben können Sie auch ein aussagekräftiges Pseudonym (Initialen, Organisationsbezeichnung, Abteilung, Funktion / Jobtitel etc.) verwenden.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist dasjenige Gewobag-Unternehmen, deren MitarbeiterInnen als Autoren die Terminabstimmung erstellen und welches in der E-Mail-Signatur genannt wird. Zweck der Datenverarbeitung ist die Terminabstimmung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zugriff auf Ihre Daten haben der/die AutorIn der Terminabstimmung, weitere TeilnehmerInnen sowie der Anbieter des „DFN Terminplaner“, der Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.dfn.de/datenschutz-terminplaner/. Ihre Daten werden 60 Tage nach dem vom Autor festgelegten Ende der Abstimmung endgültig vom Webserver gelöscht.

17 Videoüberwachung

Vereinzelt setzen wir auch Videoüberwachung ein, bspw. an unserem Geschäftssitz oder in einigen von unseren Beständen. Die von uns videoüberwachten Bereiche sind durch Piktogramme kenntlich gemacht. Ebenso finden Sie dort auch jeweils Angaben, wer verantwortlich ist für die Videoüberwachung, zu welchen Zwecken sowie aufgrund welcher Rechtsgrundlage die Videoüberwachung erfolgt und wie lange die Videoaufzeichnungen von uns gespeichert werden.

Für den Betrieb der Videoüberwachungsanlagen setzen wir Dienstleister ein. Im Rahmen von Strafermittlungen erhalten auch Ermittlungsbehörden, wie bspw. Polizei oder Staatsanwaltschaft, Zugriff auf einzelne Videoaufzeichnungen.

18 Geldwäscheprävention

Zum Zwecke der Geldwäscheprävention verarbeiten wir auch personenbezogene Daten von Vertragspartnern bzw. von für sie auftretenden Personen oder wirtschaftlich Berechtigten sowie zu Personen, die die Überprüfungen vornehmen, im Zusammenhang mit der Selbstauskunft und des Vertragsverhältnisses.

Neben diesem Selbstauskunftsbogen erheben wir ggf. auch Auszüge zu Ihnen aus den folgenden Quellen:

  • Transparenz-, Handels-, Partnerschafts-, Vereins-, Rechtsdienstleistungs-, Unternehmensregister, Rechtsanwaltsregister
  • Berufsregister der Wirtschaftsprüfer, Berufsregister der Steuerberater
  • Vermittlerregister
  • entsprechende ausländische Register bei im Ausland registrierten Personen,
  • Internetrecherche / Adverse-Media-Check (alle frei zugänglich recherchierbaren Presseveröffentlichungen)
  • Nicht frei zugängliche/zahlungspflichtige Datenbanken (insb. PEP-Check)
  • Sanktionslisten (frei zugänglich)

Bei diesen Auskunfteien erhalten Sie Informationen, welche Daten dort über Sie gespeichert werden.

Zwecke der Datenverarbeitung sind die Überprüfung der Identität unserer Vertragspartner bzw. der für sie auftretenden Personen oder wirtschaftlich Berechtigten vor Begründung oder während der Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder Transaktion, wozu wir als Verpflichtete i.S.v. § 2 GwG nach § 10 ff. des Geldwäschegesetzes (GWG) verpflichtet sind, sowie die Überprüfung, dass wir keine Geschäftsbeziehung eingehen oder unterhalten mit auf einschlägigen Sanktionslisten (z.B. EU/UN/UK/US/deutsche FISALIS) gelisteten Einzelpersonen oder Organisationen. Dabei erfassen wir auch Namensangaben, Funktion/Jobtitel, Kontaktdaten, Zeitangaben zu folgenden Personen, die die Überprüfungen vornehmen: Prüfer, Geldwäschebeauftragter, Compliance-Officer, Vorgesetzte.
Die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) (vorvertragliche Maßnahmen, Vertragsdurchführung), Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, § 11 Abs. 1, 2, 4, 5, 5a GwG, § 12 GwG, §§ 10 Abs. 1, 11a Abs. 1, § 15 GwG (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen), Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung unserer berechtigten Interessen). Unser berechtigtes Interesse ist es, regulatorische Compliance-Vorgaben einzuhalten und Bußgelder sowie aufsichtsbehördliche Maßnahmen zu vermeiden, die sich aus einer Unterlassung solcher Sicherheitsüberprüfungen aus § 130 Abs. 1, § 30 OWiG, §§ 17, 18 AWG, §§ 56, 57 GwG ergeben würden.

Zugriff auf Ihre Daten erhalten nur ein vorab definierter eingeschränkter Kreis unserer Mitarbeiter, der Geldwäschebeauftragte, die von uns für die Überprüfung eingesetzten Dienstleister sowie Banken, Kreditinstitute. Ggf. werden die Daten an öffentliche Stellen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. FIU, Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, Transparenzregister) übermittelt.

Ihre Daten werden noch für mindestens 5 Jahre, maximal 10 Jahre nach Ende unserer Geschäftsbeziehung aufbewahrt; in den übrigen Fällen mindestens 5 Jahre, maximal 10 Jahre nach Erhebung der Daten, Fristbeginn ist stets der Schluss des Kalenderjahres, § 8 Abs. 4 GwG.

Sofern Sie Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir keine Geschäftsbeziehung eingehen mit Ihnen bzw. mit unserem Vertragspartner, für den Sie auftreten oder der in Ihrem Eigentum oder unter Ihrer Kontrolle steht oder auf Ihre Veranlassung hin handelt.
Weitere Informationen finden Sie auch direkt im Selbstauskunftsbogen.

19 Briefwerbung

Im gesetzlich erlaubten Rahmen verwenden wir ggf. auch Ihren Namen und die uns bekannte Postanschrift für die Zusendung von Werbung für eigene Angebote oder Angebote unserer Kooperationspartner (z.B. Kabelanbieter wie PYUR oder Vodafone). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m. Erwägungsgrund 47 DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Förderung des Absatzes oder der Nachfrage bei unseren MieterInnen oder sonstigen Bestandskunden. Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit für die Zukunft widersprechen. Eine Mitteilung in Textform an [email protected] oder an die in der Werbeinformation genannten Kontaktdaten ist ausreichend.
Anschließend werden wir Ihre Daten aus unserem Verteiler löschen. Die Daten, die Ihren Widerspruch belegen, werden wir anschließend noch für 3 Jahre aufbewahren gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO. In dieser Zeit werden Ihre personenbezogenen Daten jedoch gegen weitere Verarbeitungen gesperrt.

20 Telefonwerbung bei Geschäftskunden

Im gesetzlich zulässigen Rahmen verwenden wir ggf. bei Geschäftskunden auch Ihren Namen, Firmenzugehörigkeit und Ihre angegebene Telefonnummer, um über eigene Angebote, Ihr mutmaßliches Interesse vorausgesetzt, zu informieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m. Erwägungsgrund 47 DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Unser berechtigtes Interesse ist die Förderung des Absatzes oder der Nachfrage bei unseren geschäftlichen Bestandskunden. Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit für die Zukunft widersprechen. Eine Mitteilung in Textform an die oben genannten Kontaktdaten ist ausreichend. Anschließend werden wir Ihre Daten aus unserem Verteiler löschen. Die Daten, die Ihren Widerspruch belegen, werden wir anschließend noch für 3 Jahre aufbewahren gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO. In dieser Zeit werden Ihre personenbezogenen Daten jedoch gegen weitere Verarbeitungen gesperrt.

21 Umfragen

Gelegentlich führen wir themenabhängige Umfragen durch (z.B. Stakeholder-Befragungen im Rahmen unseres Nachhaltigkeitsmanagements, Kundenzufriedenheitsumfragen etc.).
Bei der jeweiligen Umfrage werden wir Sie gesondert über die Zwecke und die damit verbundene Datenverarbeitung informieren.
Die Teilnahme an der Umfrage ist freiwillig. Wenn Sie an unseren Umfragen teilnehmen, willigen Sie in die damit verbundene Datenverarbeitung ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen an die oben genannten oder an die im jeweiligen Anschreiben angegebenen Kontaktdaten.
Unsere Umfragen finden üblicherweise in anonymisierter Form statt, d.h. die Umfrageergebnisse können Ihnen anschließend nicht mehr zugeordnet werden.
Zugriff auf Ihre Daten erhalten die jeweiligen für die Umfragen zuständigen Mitarbeitenden sowie die IT.
Zudem setzen wir folgende Dienstleister ein:

  • Netigate Deutschland GmbH, Untermeinkai 27-28, 60329 Frankfurt, Deutschland (Anbieter des Umfrage-Tools)
  • BLITZEN GmbH & Co. KG, Tempelhofer Ufer 23-24, 10963 Berlin, Deutschland (E-Mail-Versand)

Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, werden Ihre Daten umgehend gelöscht. Ihre Einwilligungserklärung bzw. Daten, die Ihre Einwilligung belegen, sowie Ihren Widerruf werden wir anschließend noch für 3 Jahre aufbewahren.

22 Tracking- und Analysetools / Cookies

22.1 Website

Beim Besuch unserer Seite werden verschiedene Serverstatistiken automatisch gespeichert, die Ihr Browser an den Server unseres Providers (Mittwald CM Service GmbH & Co. KG) übermittelt: Unter anderem werden die IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL von abgerufenen Dateien, Website (von der aus der Zugriff erfolgt bzw. von der aus Sie auf unsere Seite geleitet wurden (Referrer-URL)), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Geräts sowie der Name Ihres Providers geloggt.

Die genannten Daten werden durch uns zu Zwecken des reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit verarbeitet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die IP-Adresse wird anonymisiert. Die anfallenden Verbindungsdaten werden automatisch gelöscht, in der Regel nach maximal sieben Tagen. Sofern die Webseite missbräuchlich genutzt wird, werden Log-Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, bis zur Klärung des Vorfalls aufgehoben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 l (f) DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse ergibt sich daraus, dass wir einen sicheren Betrieb der Internetseite gewährleisten und etwaige Angriffe erkennen wollen.

22.2 Cookies

Nachfolgende Cookies werden beim Nutzen unserer Website sowie des Service-Portals / der Service-App / OSC – sofern Sie dies zulassen und nicht ein oder mehrere Opt-Out-Cookies gesetzt haben – zu näher beschriebenem Zweck eingesetzt:

Technisch notwendige Cookies setzen wir aufgrund berechtigtes Interesse zur Absicherung unseres Webservers, um sich bspw. gegen Angriffe zu verteidigen sowie zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unserer Dienste, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

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